El word es un procesador de textos que permite desde realizar un trabajo hasta almacenar informacion.
Cuando se inicia el procesador de textos, Microsoft Word, aparece la pantalla de trabajo, en la
cual hay gran cantidad de elementos comunes a cualquier otro programa (cuadro de cierre,
barra de título, botones maximizar/minimizar, barras de desplazamiento...) y otros nuevos.Los comandos de la barra de menús se refieren a las funciones del procesador de textos.
Archivo: contiene aquellos comandos relacionados con la gestión de archivos, así como las
opciones para preparar la página antes de imprimir y las opciones de impresión.
Edición: contiene los comandos relativos a la edición de texto; aquellos que permiten copiar
o mover información, así como comandos de búsqueda y sustitución de palabras.
Ver: contiene los comandos de visualización del documento; los modos de trabajo, las barras
de herramientas y los encabezados y pies de página.
Insertar: contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un
documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.
Formato: con él se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora de la
presentación de la información; los cambios de formato de carácter, párrafo, o la creación de
columnas o estilos.
Herramientas: facilita el corrector ortográfico y los sinónimos, así como los comandos de
combinar correspondencia para envíos masivos de información.
Tabla: contiene todos los comandos para la creación y manejo de tablas.
Ventana: muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas de documentos
simultáneamente.
?: da acceso al menú de ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier duda que
pueda surgir.
Las barras de herramientas son un sistema cómodo y rápido para ejecutar directamente
cualquier comando de los menús. Cuando se entra al procesador de textos aparecen visibles
una serie de barras de herramientas, aunque se pueden visualizar otras, quitar las que no
interesen, o incluso crear nuevas barras de herramientas.
Word presenta seis vistas de trabajo y de presentación de los documentos: Normal, Diseño
Web, Diseño de impresión, Esquema, Documento maestro y Presentación preliminar. El paso
de un modo a otro se realiza desde el menú Ver o desde la solapa
de la parte
inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de la Presentación preliminar que se
activa desde el menú Archivo o desde el botón
de la barra de herramientas Estándar.
Para guardar un documento recién creado se puede elegir el menú ArchivoGuardar o pulsar el
botón
de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá un cuadro de diálogo distinto según
el sistema operativo que se esté empleando, aunque en todos tendrá parecidas opciones:
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Lo primero que se debe seleccionar es dónde se guarda el documento. Con el menú
desplegable de Guardar en: se selecciona la unidad y dentro de ella la carpeta que contendrá
el documento.
En la ventana que hay debajo del recuadro Guardar en, aparece lo que contiene la unidad o
carpeta seleccionada. Si se hace doble clic sobre una carpeta aparecerá el contenido de la
misma.
Una vez seleccionado el lugar en el que se va a almacenar el archivo, el siguiente paso es
escribir el nombre del archivo en el recuadro Nombre del archivo.
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Es muy importante fijarse dónde se guarda el archivo y con qué nombre, si no después resulta
imposible encontrar el archivo.
También se puede guardar el archivo como un documento de word, o como un documento de
Word de la versión anterior, como un documento de sólo texto... Todo depende de lo que
ponga en el recuadro Guardar como tipo:
El menú que se despliega es muy amplio, para recorrerlo se puede utilizar la barra de
desplazamiento.
Una vez se hayan dado estos pasos se pulsa el botón Guardar.
3.2. Guardar los cambios
Después de guardar el documento por primera vez, conviene ir guardando de vez en cuando a
medida que se efectúan cambios sobre el documento. Si se pulsa el botón
el documento
volverá a guardarse en la misma unidad que la primera vez y con el mismo nombre. No
aparecerá ninguna ventana.
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3.3. Guardar como
La opción Guardar como… del menú Archivo se utiliza cuando se quiere guardar el documento:
· Con otro nombre, para hacer una copia.
· En otra unidad o en otra carpeta.
· Como otro tipo de archivo.
Al elegir esta opción se abrirá la ventana de Guardar Como:
Desde esta ventana se puede modificar la unidad de almacenamiento, el nombre del archivo y
guardarlo como Word 6.0 o 95.
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3.4. Abrir un documento
Para abrir un documento se utiliza la herramienta
. Al hacer clic sobre ella se abrirá esta
ventana:
Lo primero que se debe hacer es buscar la unidad en la que esté almacenado el documento.
Dentro de la unidad, en qué carpeta. Si el documento no aparece es importante asegurarse
que se está buscando el tipo correcto de archivo; si no se recuerda de que tipo de archivo se
trata se puede escoger la opción Todos los archivos:
De esta forma serán visibles todos los archivos que puede abrir este programa.
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4. Escribir y editar
4.1. Desplazamiento del cursor por el documento
Cuando se empieza a trabajar, Word muestra un línea vertical parpadeante en la parte superior
del área de trabajo: es el llamado punto de inserción que va indicando el lugar en que se
inserta lo que se va escribiendo. La línea horizontal que aparece al final del texto escrito es la
guía de escritura que indica el límite inferior del documento.
Para mover el punto de inserción para escribir en otro sitio basta con hacer clic con el ratón allí
donde se quiera empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratón en medio del texto, la flecha
se transforma en un cursor con forma de
. También se pueden utilizar las teclas de
cursor para desplazar el cursor por el texto.
4.2. Seleccionar texto
Para aplicar cualquier modificación sobre un texto hay que indicar a Word sobre qué elemento
se quiere que lo haga. Así, para poner una palabra en cursiva hay que mostrarle al programa
sobre cuál de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se consigue seleccionando la palabra.
Cuando cualquier palabra o frase está seleccionada aparece resaltada con un cambio de fondo
y color de texto: se pone en negativo.
A partir de este momento, cualquier comando que se efectúe (borrar, aplicar cursiva, negrita,
subrayar, etc.) se aplicará únicamente sobre el texto seleccionado.
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De los distintos métodos que hay para seleccionar texto los más habituales son:
· Pinchar con el cursor delante del texto y, manteniendo pulsado el botón del ratón, arrastrar
hasta el final del texto que se quiere seleccionar.
· Si se quiere seleccionar una palabra basta con hacer doble clic encima de ella.
· Para seleccionar un párrafo hay que hacer tres clic encima de él.
· Si se quiere seleccionar una línea hay que poner el cursor en la parte izquierda del margen
(en la llamada zona de selección) hasta que se convierta en una flecha que apunta hacia la
derecha y entonces hacer clic.
· Para seleccionar un párrafo hay que hacer doble clic en la zona de selección a la izquierda del
párrafo.
· Si se quiere seleccionar todo el texto basta con hacer clic tres veces en la zona de selección,
o ir al menú Edición y aplicar Seleccionar todo.
4.3. Funciones de edición
Las funciones de edición aparecen en prácticamente todos los programas. Su utilidad es muy
simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando así gran trabajo cuando se
quiere repetir palabras frases, o desplazar trozos de texto de un lugar a otro.
4.3.1. Copiar
El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al programa sobre
qué texto se quiere ejecutar la acción. Después se selecciona el menú EdiciónCopiar o el
botón
. El texto copiado no desaparecerá del lugar de origen, pero el ordenador ha creado
una copia de él, sólo hay que indicarle dónde se quiere depositar con la función Pegar.
Para pegar el texto copiado se selecciona el menú EdiciónPegar o el botón
.
Una vez que un texto se ha copiado o cortado permanece en la memoria mientras no se copie
o corte otra cosa. Así, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace falta volver a
copiar.
4.3.2. Cortar
Cuando se aplica la función Cortar sobre un texto, éste desaparece del lugar de origen. Para
depositarlo en otro sitio se utiliza la herramienta Pegar
.
Para utilizar la función Cortar se selecciona el menú EdiciónCortar o el botón
.
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4.3.3. Arrastrar
Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratón. Una vez se ha
seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botón
del ratón arrastrar hasta el lugar en que se quiere dejar el texto.
4.4. Deshacer
Esta opción permite deshacer todos los pasos dados desde la última vez que se guardó el
archivo.
Para ello hay que seleccionar el menú EdiciónDeshacer, o presionar el botón
de la barra
de herramientas Estándar.
También es posible repetir la última acción realizada, y acciones que se han deshecho. Para
rehacer una operación se selecciona el menú EdiciónRepetir o el botón
de la barra de
herramientas Estándar.
Ambos botones presentan a su derecha una flecha, al presionarla se despliega un menú con
una lista de las acciones hechas o deshechas para facilitar el proceso.
4.5. Búsqueda y sustitución de texto
En Word existe una forma de buscar automáticamente una palabra dentro de un documento de
esa forma se puede buscar información relacionada con ese tema, o una palabra mal escrita...
para sustituirla.
Para buscar una palabra se selecciona el menú EdiciónBuscar. Se abrirá esta ventana:
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Dentro del recuadro Buscar se escribe la palabra que se quiera encontrar. A continuación se
pulsa el botón Buscar Siguiente.
El programa buscará esa palabra desde la posición actual hasta el final del documento, la
primera coincidencia que encuentre la seleccionará y el programa esperará órdenes sobre el
cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar.
La búsqueda se puede afinar más pulsando el botón Más:
Aparecerán varias opciones aplicables tanto para el texto buscado como para el que debe
sustituirlo es posible especificar algunas cuestiones de formato con el menú desplegable
Formato.
Se pueden hacer, además, búsquedas especiales con el menú desplegable Especial, que
permite buscar retornos de carro, tabulaciones, etc. de hacer coincidir mayúsculas, la palabra
completa o usar un carácter comodín.
Las opciones Coincidir mayús/minús y Palabras completas sirven para limitar la búsqueda a la
localización de esa secuencia de caracteres cuando constituya una palabra completa, o limitar
la búsqueda a la perfecta coincidencia de mayúsculas y minúsculas con el término definido de
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búsqueda.
La palabra encontrada se puede sustituir automáticamente por otra. Para sustituir se pulsa la
pestaña Reemplazar de la ventana:
Aparecerá el recuadro Reemplazar con, dentro de él se escribe el texto por el cuál se quiera
sustituir el texto encontrado.
Para reemplazar la palabra encontrada se pulsa el botón Reemplazar. Si se quieren
Reemplazar todas las palabras que coincidan con los criterios de búsqueda de una sola vez se
pulsa el botón Reemplazar Todas.
Cuando no se quiera reemplazar la palabra hallada se pulsa Buscar Siguiente.
Cuando se termine de buscar o de reemplazar se pulsa el botón Cancelar para cerrar la
ventana.
5. Formatos
Word permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría de una imprenta
profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se aplican en cualquier libro.
Estas opciones se van aplicando conforme se va escribiendo, pero para una mayor claridad de
la exposición se verán agrupadas en tres categorías: página, carácter y párrafo.
Las más habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de
herramientas sin necesidad de entrar en los menús, por ellos se verán primero cómo se aplican
por este procedimiento, completando la explicación en algunos casos con la opciones de los
menús.
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5.1. Formatos de página
Dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y orientación del papel, los
márgenes, encabezados y pies de página, etc. La mayor parte de ellas se concentran en el
cuadro de diálogo Configurar página al que se accede desde el menú Archivo.
Este cuadro de diálogo presenta tres pestañas, una para cada grupo de instrucciones:
Márgenes, Tamaño del papel y Diseño de página. Aunque presentan este orden se empezará
por el que lógicamente parece el primer paso: la elección del papel.
El cuadro de opción Aplicar a que aparece en la parte inferior de los tres apartados se utiliza
cuando se está trabajando con secciones. Se verá su empleo cuando se llegue a la parte
correspondiente a las secciones.
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5.1.1. Tamaño del papel
En este apartado se configura el tamaño y la orientación del papel. En el submenú Tamaño del
papel aparecen los tamaños soportados por la impresora que se tenga seleccionada. En la
versión castellana del programa suele estar seleccionado el tamaño Din A 4, que es el que
suelen usar todas las impresoras.
En el caso de que se quiera utilizar un tamaño de papel no estándar u otro que no aparezca
listado, es posible dar sus medidas en los cuadros Ancho y Alto.
En el apartado Vista previa se verán las modificaciones que se haya hecho de tamaño y
orientación.
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5.1.2. Márgenes
Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde
se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior,
inferior, izquierdo, derecho.
El margen de encuadernación es el espacio de la hoja que será ocupado por la
encuadernación. No basta con hacer más grande el margen izquierdo porque, en el caso de
que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernación irá en la parte izquierda de las páginas
impares pero en la derecha de las pares.
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En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que acceder a las Opciones de
Impresión situadas en la parte inferior del apartado Papel. Nos aparecerá un nuevo cuadro de
dialogo con las distintas opciones para activar o desactivar ( parte inferior):
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5.1.3. Diseño de página
La mayor parte de las opciones de esta última carta son aplicables a los encabezados y pies de
página y a las secciones, por lo que se estudian junto con éstas.La mayor parte de las
opciones de esta última carta son aplicables a los encabezados y pies de página y a las
secciones, por lo que se estudian junto con éstas.
En este apartado se selecciona si se van a utilizar páginas pares e impares, y si también se va
a utilizar una primera página diferente…
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5.2. Formato fuente
Para aplicar formato al texto, modificar el tipo de letra, el tamaño... se selecciona el menú
FormatoFuente, se abrirá esta ventana:
Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica. Puede ser la Times, Arial, Courier, BooK
Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector Fuente
de la
barra de herramientas Formato.
Estilo de fuente: se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita
, cursiva
,
subrayado
, que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado.
Tamaño: se mide en puntos (pto. ), medida tipográfica que equivale a 0,35 mm. La letra de
este manual es una Times New Roman 12 pto., para el texto normal y Times New Roman 14
para los títulos. Se aplica desde el selector Tamaño de fuente
de la barra de Formato.
Efectos de Texto: se llama efectos al
superíndice
,
subíndice
, Tachado, VERSALES, etc.
Muchas de estas opciones de formato se pueden aplicar directamente utilizando la barra de
Formato:
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5.3. Formatos de párrafo
Un párrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza por una letra en
mayúscula y termina con un punto y aparte. Word los presenta además delimitados por esta
marca (marcas de párrafo).
Las instrucciones para párrafos están agrupadas en el cuadro Párrafo del menú Formato,
aunque gran parte de ellas, las más habituales (sangrías, alineaciones, tabulaciones,…) se
pueden aplicar desde la regla y la barra de herramientas Formato.
Para aplicar una instrucción de párrafo basta con tener el cursor dentro del párrafo que se
quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo todo. En el caso de que se quiera aplicar el
mismo formato a varios párrafos se tendrá que seleccionar al menos una parte de cada uno de
ellos.
Para aplicar el formato a un párrafo se utiliza el comando FormatoPárrafo. Desde esta ventana
se modifican todas las opciones que se verán a continuación.
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5.3.1. Sangrías
Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo y el margen. Hay varios tipos
de sangrías:
Sangría de primera línea: si es sólo la primera línea la que se separa.
Sangría izquierda: se separan todas las líneas con respecto al margen izquierdo.
Sangría derecha: se separan todas las líneas con respecto al margen derecho.
Sangría francesa: se separan todas las líneas del párrafo menos la primera, se suele emplear
en párrafos numerados.
Los párrafos numerados o con una viñeta con sangría francesa se pueden hacer directamente
con los botones
de la barra de herramientas de formato.
Los párrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la parte
izquierda
y uno en la derecha
. Basta con arrastrarlos sobre la regla y
colocarlos como se ve en esta ilustración:
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Esto mismo se puede hacer desde la ventana que se abre con el menú FormatoPárrafo. Los
valores se introducen numéricamente en el cuadro de opción correspondiente:
Para seleccionar el tipo de sangría se pulsa en el menú Especial:
5.3.2. Alineaciones
Word admite varios tipos de alineación: izquierda, derecha, centrada y justificada. La alineación
por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra basta con pulsar el botón correspondiente
en la barra de herramientas de formato o elegirla del cuadro de diálogo Párrafo del menú
Formato.
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5.3.3. Interlineado y la separación entre párrafos
Los interlineados-la separación entre las líneas- más normales son los mismos que los de una
máquina de escribir: sencillo, 1,5 líneas y doble.
Para aplicar los interlineados se selecciona el menú FormatoPárrafo:
Dentro de la ventana se pulsa sobre el menú Interlineado para seleccionar el tipo de
interlineado, también se puede especificar la distancia numéricamente con el menú En.
El espacio entre párrafos es la separación que se deja entre un párrafo con respecto al que le
sigue y al que le precede. Aunque un efecto parecido se puede conseguir dándole varias veces
a la tecla de retorno de carro, así no se puede dar medidas concretas e inferiores al espacio
dejado por un retorno. Esta instrucción es fundamental dentro de los estilos.
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Para modificar el espacio entre párrafos se utilizan los menús anterior y posterior:
5.3.4. Tabuladores
Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma línea (como en un
índice de un trabajo) o hacer un formato como el que aparece en la ilustración siguiente, se
tiene que usar obligatoriamente los llamados altos de tabulación.
Como se puede ver en el ejemplo hay cuatro tipos de altos de tabulación según el tipo de
alineación que se quiera.
La tecla de tabulación desplaza el cursor 1,5 cm por defecto. Si se quiere que se detenga en un
punto concreto hay que poner en él una marca de tabulación. Para ello hay que seleccionar
primero el tipo de marca de tabulación haciendo clic en el selector que aparece a la izquierda
de la regla
, y después volviendo hacer clic en el lugar de la regla en que se quiere
situar. Ahora no hay más que ir pulsando la tecla de tabulación para que el cursor se detenga
en los lugares marcados.
Si se quiere mover uno de los altos de tabulación una vez hecha la tabla, hay que tener en
cuenta que son independientes para cada párrafo, por lo que si se quiere que se mantengan
las alineaciones hay que seleccionar todos los párrafos que compongan la tabla antes de
hacerlo.
Para hacer que el espacio entre dos tabulaciones quede relleno hay que entrar en el cuadro de
diálogo Tabulaciones del menú Formato, seleccionar el alto de tabulación en Posición indicar
que relleno debe tener, y pulsar el botón Fijar.
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5.3.5. Bordes y sombreado
El método más sencillo de aplicar bordes a un párrafo, a un grupo de párrafos o a una tabla es
utilizar estas herramientas de la barra de bordes
Con este menú se selecciona el tipo de borde que se quiere aplicar, al pulsar sobre la
flecha se desplegarán algunos de los bordes que se pueden aplicar:
Con esta herramienta se selecciona el color del sombreado que se aplica al párrafo.
Con las herramientas de la barra de formato no se pueden aplicar todas las opciones, para
tenerlas todas disponibles se debe seleccionar el menú FormatoBordes y sombreado...se
abrirá esta ventana:
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Se pueden seleccionar los bordes ya diseñados de la izquierda haciendo clic sobre cualquiera
de ellos, o bien ir confeccionando un borde con las distintas herramientas.
Primero se selecciona el estilo de la línea. Después el color y luego el grosor de la línea,
haciendo clic en la flecha del Ancho:
Si se está aplicando bordes a un grupo de párrafos o a las celdas de una tabla, también se
puede poner bordes entre ellos. Cuando se trate de una tabla o de varios párrafos aparecerán
más botones:
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Los sombreados son variaciones en el color del fondo de un párrafo que se suelen aplicar para
destacar su contenido. Para aplicar un sombreado hay que seleccionar la pestaña Sombreado:
Para aplicar un sombreado primero hay que seleccionar el color del Relleno haciendo clic sobre
un color de la paleta. A continuación se selecciona la trama, que es la intensidad con la que
sea aplicará el color. En Vista previa se verá cómo va quedando el párrafo o la tabla.
Si se ponen sombreados más oscuros de un 50% de gris, es conveniente, para que se lea
correctamente, poner la letra de color blanco y con negrita. En los pies de página de este
manual se puede ver un ejemplo de párrafo con borde superior y sombreado de 60% (Microsoft
Word · número de página).
5.4. Estilos
En cualquier tipo de trabajo constantemente se repiten formatos: por ejemplo los distintos tipos
de títulos de un libro (como se puede ver en este manual) siempre tienen el mismo formato:
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negritas, tipo y tamaño de letra, separación entre párrafos, etc.
Como la labor de ir repitiendo formatos resulta bastante tediosa, Word permite agrupar un
conjunto de instrucciones de formato para poder aplicarlas todas de golpe: los llamados estilos.
Dentro de un estilo se puede incluir sangría, interlineados, tipos y estilos de letra, tabulaciones,
bordes, etc.
Además, si se han utilizado estilos y posteriormente se quiere modificar un formato (por
ejemplo quitar la negrita de los títulos) bastará con redefinir el estilo para que todos los párrafos
que lo tienen aplicado cambien.
El uso de estilos es una de las funciones de Word qué más trabajo ahorran y que más
contribuyen a la calidad formal del trabajo. Por ejemplo, este manual está hecho íntegramente
utilizando estilos.
Es posible hacer estilos para párrafo (se aplican a la vez a todo el párrafo) y de palabra (se
aplican sólo a una palabra o grupo de palabras) pero únicamente se verán los primeros por ser
mucho mas útiles.
5.4.1. Creación de estilos nuevos
Para definir un estilo hay que seguir los siguientes pasos:
1. Aplicar sobre un párrafo los formatos de fuente y párrafo que se quiere que posea el estilo.
Hay algunos formatos de párrafo que tienen especial sentido aplicados en estilos:
l El Espacio antes y después, del cuadro de diálogo Párrafo del menú Formato permite que
determinados párrafos, por ejemplo los de título, se mantengan siempre un poco más
separados del párrafo que les precede que del que les sigue. De esta forma, siempre se
conseguirá la misma separación para todos los títulos.
La opción Conservar con el siguiente de Párrafo, aplicada a los estilos de título impide que
éstos se separen del párrafo que les sigue, de forma que luego no se pueda quedar un título
sólo al final de una página, causando muy mal efecto.
2. Hacer doble clic en el selector de estilos
de la barra de Formato,
escribir un nombre para el nuevo estilo y pulsar la tecla Intro.
Cuando más tarde se quiera utilizar este estilo bastará con seleccionarlo para que se aplique al
párrafo sobre el que se tenga el cursor.
5.4.2. Modificar estilos ya existentes
Word tiene predefinidos gran cantidad de estilos para diversos usos: estilos de título, notas al
pie, encabezados, etc. Muchas veces, especialmente con los modelos de título, resulta mucho
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mejor modificar los estilos del Word, para que se adecuen al trabajo, que crear otros nuevos.
También puede ser necesario modificar los estilos que se hayan creado.
Para ello basta con seguir los siguientes pasos:
1. Modificar un párrafo que ya tenga aplicado el estilo que se quiere cambiar, con los formatos
que se quieran añadir o quitar.
2. Ir al selector de estilos de la barra de formato y volver a aplicar el mismo estilo. Cuando
Word detecte que hay variaciones en el formato del estilo presentará automáticamente otro
estilo basado en el principal pero con las correspondientes modificaciones realizadas por el
usuario.
5.4.3. El estilo normal y los estilos de título
· Para que todos los estilos predefinidos que Word utiliza en un documento (encabezado, pie,
títulos…) resulten proporcionados se utiliza el sistema de basarlos todos en uno: el modelo
normal. Así el estilo de notas al pie de página es igual que el estilo normal pero con un tipo de
letra más pequeño. De este modo si se cambia el tipo de letra del estilo normal de Times a
Arial, el estilo para las notas al pie cambia automáticamente a Arial. Lo mismo hacen los estilos
del encabezado, títulos, etc.
Por este motivo, el primer paso a la hora de hacer un trabajo será determinar qué formato va a
tener el estilo normal. También habrá que pensar qué modificaciones se pueden añadir a este
estilo sin que los restantes se deformen: por ejemplo, si se añade una sangría de primera línea
al modelo normal, todos los restantes estilos también quedarán redefinidos con la misma
sangría. Esto sería incorrecto porque, por ejemplo, los encabezados nunca tienen sangría de
primera línea.
Una solución posible es definir un estilo nuevo con el nombre Texto, por ejemplo, que sea igual
que el normal y que además tenga sangría. Éste será el estilo que se utilice en los párrafos
normales.
· Word tiene predefinidos varios estilo para títulos: Título 1, Título 2, Título 3, etc. Conviene
emplear estos estilos en los títulos de un trabajo en lugar de crear otros propios, porque el
programa los utiliza para después hacer los índices de los trabajos de modo automático. Si el
formato que tienen no se adecua al trabajo, siempre es posible modificarlos como se ha
explicado anteriormente.
El estilo Título 1 se utiliza para los títulos principales, Título 2 para los secundarios, y así
sucesivamente. Cuando se empieza un documento nuevo, en la caja de estilos solo están
activos los estilos Título 1, Título 2, Título 3.
Si se necesitan más niveles de título hay que activarlos desde el cuadro Estilo del menú
Formato. Aparecerá un cuadro de dialogo a la derecha de la pantalla con las distintas
posibilidades. Para activar más niveles basta con presionar el botón Nuevo y nos aparecerá
una ventana donde podremos escoger de la lista de la izquierda y presionando el botón Aplicar.
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Para facilitar la escritura, Word hace que, tras escribir un título al presionar la tecla de retorno
de carro para seguir escribiendo, pase a escribir en estilo normal. Si se está empleando otro
estilo diferente para los párrafos normales, como el estilo Texto arriba sugerido, también se
puede hacer que Word, tras un título pase a escribir en este estilo.
Para ello hay que entrar en el cuadro Estilo del menú Formato, seleccionar el estilo Título 1 y
presionar el botón Modificar.
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En el cuadro Estilo del párrafo siguiente hay que escoger de la lista el estilo al que se quiere
pasar tras pulsar la tecla de retorno de carro.
5.5. Tablas
Las tablas de Word tienen una función similar a las tabulaciones pero con muchas más
opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas se puede:
· generar columnas de texto y números
· disponer texto en columnas paralelas (para traducciones por ejemplo)
· situar imágenes junto a textos como se puede ver en el apartado Alto y ancho de celdas de la
sección
5.5.1. del manual.
Para crear tablas hay que pulsar en el botón
de la barra de herramientas Estándar y
seleccionar el número de celdas que se quiere insertar.
También se puede insertar tablas desde el menú Tabla Insertar tabla:
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5.5.1. Alto y ancho de celdas
Para modificar el ancho de la columna hay que ir a la opción Propiedades de Tabla del menú
Tabla. Seleccione la ficha columna y a continuación las opciones a utilizar. Después pulsar
aceptar.
Si lo queremos es ajustar las columnas de una tabla la seleccionamos. A continuación vamos a
la opción Propiedades de Tabla del menú Tabla y luego hacemos click en Autoajustar el
contenido.
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Para modificar el alto de una fila, seleccionamos la ficha Fila dentro de Propiedades de Tabla y
a continunacion seleccionamos las opciones que deseemos. Después pulsar aceptar.
5.5.2. Formato de tabla
Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un párrafo normal, con la
diferencia de que cada celda se comporta como un párrafo independiente. Esto permite que se
pueda aplicar distintos estilos a cada celda, o incluso a cada párrafo dentro de la celda.
Los bordes se aplican de la misma forma que se explicó para los párrafos con el menú
FormatoBordes y sombreado...
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5.6. Encabezado y pie de página
El encabezado y el pie son dos partes de la página, por encima y por debajo de la caja de
escritura respectivamente, en las que normalmente va escrito el título del libro, el nombre del
autor, la numeración de las páginas o cualquier texto que se quiera aparezca repetido en la
parte superior o inferior de todas las páginas.
Para rellenar el contenido de encabezado o del pie hay que activar el menú VerEncabezado y
pie. Word presenta el encabezado en la Vista Diseño de página permitiendo escribir su
contenido. Para ver el pie de la pagina hay que pulsar el botón Cambiar entre encabezado y pie
de la barra de herramientas ya que el encabezado siempre se selecciona por defecto.
El encabezado y el pie poseen su propio estilo de párrafo que tiene ya un alto de tabulación en
la mitad de la hoja y otro en la parte derecha para poder escribir, por ejemplo, un texto por un
lado y la numeración por otro.
Los botones
permiten introducir la numeración de las páginas, la fecha y la hora.
Introducir la numeración automática en el encabezado es el procedimiento más normal para
numerar las hojas.
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5.6.1. Variación de los encabezados y pies de página
Es muy habitual que un libro presente un encabezado distinto para las páginas pares y las
impares: por ejemplo el nombre del autor en las pares y el título del libro en las impares.
Además suele ser normal que la primera página de un capítulo no tenga encabezado.
Con el procedimiento arriba explicado únicamente se puede poner un encabezado o pie igual
para todas las páginas. Para variar los encabezados y pies se utiliza el apartado Diseño de
página de la ventana Configurar página. Para abrir esta ventana se selecciona el menú
ArchivoConfigurar Página. También se puede ir directamente a ella desde el botón
de la
barra de herramientas del Encabezado y pie.
En este cuadro hay que marcar las opciones Primera página diferente y Pares e impares
diferentes.
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Ahora es posible escribir un encabezado distinto para las páginas pares y las impares y dejar el
de la primera vacío. Para pasar de un encabezado a otro hay que usar los botones
de
la barra de herramientas Encabezado y pie.
5.7. Secciones
En principio un documento de Word tiene márgenes iguales para todas las páginas, la misma
orientación, el mismo tipo de papel, los mismos encabezados (con las posibilidades ya
mencionadas), etc., pero hay ocasiones en las que se pueden modificar estas características
generales. Esto último es posible gracias a las secciones.
Las secciones son partes del documento que es posible tratar como si fueran documentos
distintos. De esta manera es posible, por ejemplo, guardar en un solo documento una carta y
su sobre, o pasar de escribir de una sola columna a columna periodística, hacer en el mismo
documento los distintos capítulos de un libro con encabezados y pies diferentes para cada uno
de ellos, etc.
Este último caso es el que más útil resulta y por ello se le va a dedicar una explicación más
detallada:
· El primer paso para poder realizar varios capítulos dentro de un mismo documento es dar el
formato de página que se quiere que tenga cada uno de ellos. Si se quiere que cada capítulo
tenga encabezados distintos en las páginas pares e impares y poder dejar el de la primera
página vacío, habrá que seguir los pasos explicados en el punto
5.6.1. del manual. También
hay que determinar los márgenes (páginas paralelas, margen de encuadernación etc.) como se
explica en el punto
5.1.2. del manual.
· En el apartado Diseño de página de la ventana Configurar página en el menú Formato hay
que indicar Página impar en la opción Comenzar sección, ya que todos los capítulos
comienzan siempre en página impar.
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· Una vez hecho esto hay que ir al menú Insertar y escoger la opción Salto y seleccionar la
casilla Página impar dentro de Salto de sección.
Word cortará ahora el documento en dos secciones idénticas, cada una con sus propios
encabezados y pies.
Si se quiere insertar un índice de contenido o una portada como se ve en este manual habrá
que hacer también cortes de sección de la misma forma.
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6. Inserción de elementos
6.1. Notas: al pie y finales
Las notas son una forma de incluir aclaraciones a palabras o frases, citas bibliográficas,
definiciones, etc. sin que estorben la lectura del texto principal. Se suelen señalar con un
número que acompaña a la palabra anotada, y se sitúan en la parte baja de la página en la que
está la palabra anotada (notas al pie), o todas juntas al final del documento (notas al final),
comenzando cada una con el mismo número que la marca que acompaña a la palabra
anotada.
Para insertar una nota hay que situar el cursor justo a la derecha (sin dejar espacio), de la
palabra que se quiere anotar, y seleccionar el menú InsertarReferencia Nota al pie...
Aquí hay que indicar si se quiere insertar una nota al pie o al final (esta versión del Word
permite llevar ambas series al mismo tiempo) y que tipo de numeración debe llevar. Conviene
poner siempre la numeración automática de manera que si posteriormente se intercala una
nota extra, las demás se renumeren automáticamente.
En el botón Opciones se puede modificar el tipo de numeración, hacer que comience en cada
página o en cada sección, transformar una nota al pie en final o viceversa,…
Una vez insertada la nota se abrirá la ventana de notas (si se está trabajando en el modo
Normal) o aparecerá en la parte baja de la hoja (si se está en el modo Diseño de página) para
que se pueda escribir el texto de la nota.
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Word escribe las notas en el estilo Texto de nota al pie, idéntico al Normal pero con la letra dos
puntos más pequeña, y que se activa en el momento en que se inserta una nota.
Para cerrar la caja de notas hay que pulsar el botón Cerrar, y , si se quiere volver a ver, elegir
la opción Notas al pie del menú Ver, o hacer doble clic sobre una marca de referencia.
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6.2. Tablas de contenido
Word denomina Tabla de contenido a lo que vulgarmente se conoce como índice de un libro:
lista de los capítulos y secciones de un libro junto con las páginas en las que están situados.
Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que únicamente es posible
realizar cuando se ha terminado e impreso el libro, para evitar que una modificación posterior
pueda variar la paginación del trabajo.
Word puede hacer la tabla de contenido de un trabajo de modo automático, y actualizarla si se
producen modificaciones posteriores. Para ello es imprescindible utilizar los estilos de título
como se explica en la sección 5.4.3 del manual (hay otros procedimientos para hacer una tabla
de contenido, pero son mucho más complejos). La tabla de contenido de este manual es un
ejemplo de tabla realizada de modo automático.
Si se han empleado los estilos de título basta con seguir estos pasos para hacer la tabla de
contenido:
1. Situar el cursor en el punto en que se quiere insertar la tabla (preferentemente en una
sección nueva).
2. Seleccionar la carta Tabla de contenido en el cuadro de diálogo Índice y tabla del menú
Insertar.
3. Elegir un formato de la lista Estilo, indicar los niveles de título que debe mostrar la tabla de
contenido y pulsar Aceptar.
Si se han hecho modificaciones posteriores en el documento, es necesario actualizar la tabla
de contenido. Para hacerlo hay que seguir los pasos descritos para insertarla. Word detecta
que ya hay una tabla y pregunta si se quiere reemplazar:
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Basta con contestar afirmativamente, y el programa la sustituye por otra totalmente actualizada.
El aspecto de una tabla de contenidos es éste:
Al seleccionarlo aparecerá con un sombreado gris. El estilo de cada título ya no es Título 1,
Título 2... el programa ha asignado un estilo automáticamente, el que representa el Título 1 es
el TDC 1, el que representa el Título 2 el TDC 2, y así sucesivamente. Los estilos TDC se
pueden modificar como cualquier otro estilo.
Si después de insertar la tabla de contenidos se realizan cambios en el documento conviene
repaginar la tabla de contenidos. Para esto se hace clic sobre ella con el botón derecho del
ratón, se desplegará este menú.
Se selecciona la opción Actualizar campos. A continuación se abrirá la ventana Actualizar la
tabla de contenido. Se pueden actualizar sólo los números de página o toda la tabla. Después
de seleccionar una opción se pulsa Aceptar. El programa actualizará la tabla.
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6.3. Gráficas, imágenes, ecuaciones, etc.
Es posible insertar en un documento de Word gráficas y tablas procedentes de Excel,
imágenes, ecuaciones, etc.
El procedimiento estándar para insertar cualquier objeto es, teniendo los dos programas
abiertos, copiar el objeto en el programa de origen y pegarlo en el documento de Word.
También se puede hacer a través de la opción insertar Objeto del menú Insertar.
En la lista Tipo de objeto aparecerán todos los programas que se tengan en el ordenador y que
sean compatibles con el sistema de intercambio de datos de programas de Microsoft (OLE). Si
algún programa no aparece en la lista habrá que utilizar procedimiento de copiar y pegar el
objeto.
Una vez insertado el objeto, Word arrancará el programa al que pertenece para que sea
posible editarlo. Cuando se haya acabado bastará con salir del programa para que el objeto
quede incrustado en el documento de Word.
Algunos de los que aparecen en la lista son pequeños programas de ayuda que se instalan
junto con el Word para realizar algunos formatos que el propio programa no puede realizar.
Este es el caso del Editor de ecuaciones: que permite escribir las fórmulas y ecuaciones más
complejas:
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7. Trabajar con Excel
Word permite utilizar tablas de Excel y trabajar con ellas como si realmente se estuviera en
Excel. Al terminar de realizar todas las operaciones la tabla quedará insertada en el documento
como una tabla normal.
Para trabajar con Excel se utiliza la herramienta
. Al pulsarlo se selecciona el número de
filas y columnas que se desean tener:
Tras seleccionarlas las barras del programa se convertirán en las barras de herramientas de
Excel.
Las celdas de Excel aparecerán dentro del documento como un objeto más insertado. Sólo
aparecerán el número de filas y de columnas que se haya especificado, para agrandar la
ventana se puede pinchar una de sus esquinas y arrastrar.
Hola soy Ian Reidel.Vivo en Santa Rosa,La Pampa,Argentina.Voy a la